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HOPPE: Software-Tools helfen beim Prüffristen-Management

Überblick, Planung und Dokumentation – aus Sicht der Hoppe Unternehmensberatung sind das die drei tragenden Säulen, um ein gutes Prüffristen-Management betreiben zu können. Eine nützliche Unterstützung können dabei Software-Tools sein, damit Unternehmen in diesem Bereich zeitgemäß agieren.

Unternehmen müssen im Tagesgeschäft vieles berücksichtigen und im Auge behalten: Betriebsgeräte und Anlagen müssen funktionieren, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sicher sein und Abläufe reibungslos ineinander greifen. Gerade um den Arbeitsschutz zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber Richtlinien erlassen, an die sich Unternehmer halten müssen.

Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Betriebe in Bedrängnis bringen: Sie sind mit einem hohen Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zudem steigen die Anforderungen kontinuierlich – Software kann helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über seine Pflichten zu bewahren.

Überblick über Inventar, Geräte und Fristen

Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software hilft dabei, ein Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu führen und schafft so die nötige Transparenz.

Die Inventar-Software erfasst darüber hinaus den Standort des Arbeitsmittels, die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventar-Software auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert sowie über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine Prüfung scheuen. Dass Maschinen und Anlagen regelmäßig überprüft werden müssen, ist kein Geheimnis. Doch daneben gibt es noch diverse andere überwachungsbedürftige Betriebsmittel, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat: Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge, Regale, Leitern – auch Tore und Fenster unterliegen Prüffristen.

Um hier den Überblick angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte nicht zu verlieren, können Unternehmen einen Wartungsplaner einsetzen. Die Software erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte und bietet diverse Detailfunktionen. Die Mitarbeiter erhalten einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine.

Vorbereitung und Planung

Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden.


Ein Wartungsplaner hilft, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet – mit einer entsprechenden Software ein Kinderspiel. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt.

Dokumentation der Prüfungen und Wartungen

Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die ­Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, sodass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten »Excel«-Tabellen ist laut Hoppe keine zeitgemäße Lösung. Sie sei zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten seien enorm.

Eine Software erledigt das nach Aussage des Anbieters weitaus effizienter: Sie dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen per Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren.

Die Software bietet zudem eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und kann beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern. Wartungsplaner und Inventar-Software verhindern das gefürchtete Szenario, dass Maschinen stillstehen, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war.

Mit diesem digitalisierten Prüf- und Wartungs-Management wird damit ein zeitgemäßer und rechtskonformer Arbeitsschutz möglich.    w

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