Grundsätzlich gilt: Das Unternehmen muss den Arbeitsschutz gewährleisten. Nichtsdestotrotz sind Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich. Hier kann z. B. eine Software, helfen Fehler zu vermeiden und den Überblick zu bewahren. Für ein gutes Prüffristenmanagement gilt es zunächst, drei Aspekte zu beachten: Überblick, Planung und Dokumentation.
Das Inventar und die Fristen kennen
Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software hilft dabei, ein ausführliches Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu führen, und schafft so die nötige Transparenz. Die Inventarsoftware erfasst darüber hinaus den Standort des Arbeitsmittels, die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist, sodass sie auch als rechtssichere Versicherungsnachweis geeignet ist.
Dass Maschinen und Anlagen regelmäßig überprüft werden müssen, ist kein Geheimnis. Doch daneben gibt es noch diverse andere überwachungsbedürftige Betriebsmittel, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat: Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge, Regale, Leitern, sogar Tore und Fenster unterliegen Prüffristen. Um hier den Überblick nicht zu verlieren, können Unternehmen einen Wartungsplaner einsetzen. Die Software erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte und bietet diverse Detail-Funktionen. Die Mitarbeiter erhalten schnell einen Überblick über den Wartungszustand sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine.
Wartungen sorgfältig planen und terminieren
Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Akten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebungen von Störungen oder Reparaturen zugeordnet. Eine entsprechende Software kann diese Vorgänge stark vereinfachen. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. So sinkt auch die Fehleranfälligkeit.
Genaue Dokumentation bietet Rechtssicherheit
Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren. Die Dokumentation händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen wird zwar noch oft so gehandhabt, ist aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig. Daher ist es sinnvoll, stattdessen auf eine Software zurückzugreifen: Diese dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es zudem möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren. Ebenso ermöglicht eine Software die rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben, und beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.
Zertifizierte Software erleichtert Abläufe
Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Prüfungen, Wartungen usw. möglich. Integriert in die Software sind zudem mobile Lösungen per Scanner oder App. Um ausführliche Protokolle zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen hinterlegt werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können mit wenigen Klicks weitergeleitet werden. Ebenso stellt die Software aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung und bietet Rechtssicherheit. Für eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten bietet Hoppe auch eine Inventarsoftware an.
